Übersicht Organisation:

Hier kannst du nachschauen welche Spendenbuchungen und Beitragsbuchungen im festgelegten Beitragszeitraum in deiner Organisation verbucht wurden.

Manuelle Buchungen:

Unter dieser Funktion kann man Buchungen für größere Organisationen optimiert umsetzen.

Saldenliste:

Wie auch schon in der alten Mitgliederverwaltung kann die Saldenliste einerseits zur Darstellung der aktuellen Buchungssituation und anderseits auch für Buchungen von Beiträgen verwendet werden.

Vorschreibung (Nullvorschreibung):

Unter diesem Menüpunkt schreibt grundsätzlich der Admin die Mitgliedsbeiträge vor. Wenn Mitglieder zwischen August und September aufgenomme werden, muss der zuständige Funktinär, welcher die Aufnahme macht, eine sogenannte "Nullvorschreibung" machen. Die Funktion "Vorschreibung" findest beim betreffenden Mtigliedskonto unter dem Reiter "Mitgliedskonto, wo ganz unten unterhalb des Button "Buchung erfassen" der button "Vorschreibung" zu finden ist. Hier wähltt man den Beitragszeitraum aus, gibt als Buchungstext z.B "Nullvorschreibung 2019" ein. Wichtig ist, dass beim Betrag auch der Wert "0" eingegeben wird. 

Einziehungsaufträge exportieren:

Um die Dateien etwaiger Einziehungsaufträge (SEPA-Lastschriften) für die Verwendung in diversen Zahlungsprogrammen oder die Übermittlung an die Bank der Verbindungsstelle verwenden zu können, wählen Sie im linken Menü "Kassa" den Unterpunkt "Einziehungsaufträge exportieren".

Es erscheinen 2 Dropdown-Felder: zur Auswahl des gewünschten Beitragszeitraumes (hier 2017), sowie zur Auswahl der jeweiligen Organisation (Achtung: dieses Feld ist abhängig von den Rechten des Users; ggf kann hier auch nur eine Verbindungsstelle/Kontaktstelle angeführt sein).

Im dritten Feld kann ein vom Vorschlag abweichender "Buchungstext" eingegeben werden (dieser scheint auf dem Kontoauszug des Mitgliedes auf!). Anschließend auf "Aktualisieren" klicken!

Im unteren Bereich des Fensters erscheinen nun die Daten für den anschließenden Export der Daten (siehe Bild unten)

Eine Überprüfung der aufgelisteten Daten wird empfohlen (alle Daten sichtbar machen, wenn z.B. mehrere Seiten vorhanden sind), da evtl "fehlerhafte" SEPA-Daten angezeigt werden! (wenn z.B. beim Zahlungsfeld eines Mitgliedes das Feld "SEPA-Mandat" nicht angeklickt wurde (es erscheint im Bild oben dann hinter den Auswahlfeldern eine diesbezügliche Meldung.

Nach erfolgter Prüfung der Daten kann man "Alle setzen" (alle Daten werden für den folgenden Export gewählt), "Alle aufheben", sowie "Alle invertieren" (wenn zB ein fehlerhaftes SEPA-Mandat angeklickt wird und alle anderen exportiert werden sollen).

Sind alle gewünschten Export-Datensätze angeklickt, werden durch einen Klick auf "Einzieher erstellen" die Daten für den Export vorbereitet.

Es folgt ein neues Fenster, in dem der "Einzieher-Export" bestätigt werden soll. Dabei müssen die Pflichtfelder "Beschreibung", "Belegnummer" (freie Wahl), "Empfänger" (vorgegeben), sowie "Kontaktperson" (Standard: die für den Export verantwortliche Person - im Regelfall der zuständige Schatzmeister), sowie dessen "Telefonnummer" eingegeben werden. Der Gesamtbetrag der Einzieher-Summe steht automatisch links unten unter der Überschrift "Gesamtbetrag aller Einziehungen" (siehe Bild unten).

Nun auf "Buchen" klicken und die Daten werden für den Export aufbereitet (blauer Fortschrittsbalken erscheint am Bildschirm) - ACHTUNG: dieser Vorgang kann je nach Datenmenge sehr lange dauern! (Zurücklehnen und einen Kaffee in der Zwischenzeit genießen!)

Wenn die Exportdatei fertiggestellt wurde, erscheint schließlich links oben der Button "Download Einzieherdatei" (siehe Bild unten)

Nach dem Klick auf diesen neu erschienenen Button erfolgt der Download der Datei (siehe Bild unten)

Hier empfiehlt es sich, die Datei auf dem PC zu speichern. Diese Datei kann nun in der Folge zB für ELBA verwendet werden oder der Bank auf einem Datenträger zur Durchführung der Einzieher übermittelt werden.

Von den Konten der exportierten Mitgliederdatensätze wurden nun die jeweiligen Mitgliedsbeiträge automatisch verbucht (abgebucht). Das Mitglied erhält nun automatisch nach dem folgenden Druck der MSC seine Mitgliedskarte zugesandt.

Sammelbuchungen importieren:

Vorgangsweise:  Die Bank erzeugt von den maschinenlesbaren Einzahlungsbelegen unter Verwendung des Ordnungsbegriffes („Zahlungsreferenz“) einen Datenträger (bzw auch bei Online Überweisungen), der dem Bankkunden übermittelt wird. Beim Einspielen mit der Funktion „Sammelbuchungen importieren“ werden alle betroffenen Salden der Mitgliedskonten auf Null gestellt. Somit ersparen sich diese Organisationen viel Arbeit mit Einzelbuchungen.

Forderungsverzicht:

Der FV ist neu gestaltet! Unter „Kassa“ – „Forderungsver-zicht“ findet sich der „konventionelle“ FV und der „Multi-forderungsverzicht“.